Beleidsvisie Bescherming Persoonsgegevens
van de NGK Assen-Zuid
- De Nederlandse Gereformeerde Kerk te Assen-Zuid, beschouwt de bescherming van persoonsgegevens als een belangrijke verantwoordelijkheid en is hierop altijd aanspreekbaar.
- De Nederlandse Gereformeerde Kerk te Assen-Zuid, hierna te noemen: “De kerk”, is conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AGV) als verwerkingsverantwoordelijke aan te duiden. De kerk is daarmee de persoon die het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
- De kerk dient in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming te handelen.
- De kerk verzamelt en beheert persoonsgegevens van haar leden alleen voor zover dit nodig is voor het goed functioneren van de kerkelijke gemeenschap.
- Voor een goed functioneren van het gemeenteleven vindt de Kerkenraad het noodzakelijk dat:
- voor een volledig en actueel overzicht van de gemeenteleden naam, roepnaam, geslacht, geboortedatum, (e-mail) adres, burgerlijke staat, kerkelijke staat, telefoonnummer, Kerkbode, kringnummer van onze leden worden vastgelegd in een (leden-) administratie.
- persoonsgegevens (naam, leeftijd, (e-mail)adres) worden gebruikt voor het versturen van de Kerkbode, de toegang tot de Scipio App en brieven van de Kerkenraad.
- persoonsgegevens (naam, adres, kerkelijke status, geboortedatum) worden gebruikt voor de administratie van de Vaste Vrijwillige Bijdragen.
- persoonsgegevens (naam, adres (gedeeltelijk), leeftijd (soms)) worden gebruikt voor het doen van afkondigingen.
- persoonsgegevens (naam, adres, leeftijd, kringlidmaatschap, telefoonnummer en voor zover daar toestemming voor is gegeven een e-mailadres) worden gebruikt voor de Scipio App. Het doel hiervan is dat alle gemeenteleden deze informatie mogen gebruiken om contact met een ander gemeentelid op te kunnen nemen.
- live-video beelden van de kerkdiensten worden uitgezonden vooral ten behoeve van onze gemeenteleden die niet (meer) de kerkdiensten kunnen meebeleven. Maar ook buitenstaanders kunnen onze openbare kerkdiensten meebeleven.
- De kerk verzamelt, bewaart en gebruikt persoonsgegevens van haar leden met behulp van het Kerkelijk Bureau als verwerker. Het Kerkelijk Bureau is daarmee de persoon die ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke de persoonsgegevens verwerkt.
- De verwerking dient rechtmatig, juist en duidelijk te zijn.
- Een datalek dient door de Kerkenraad tijdig te worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkenen.
- De verwerking van persoonsgegevens door de kerk is vrijgesteld van registratie.
- De kerk registreert alleen persoonlijke gegevens die door of met toestemming van betrokkenen zijn verstrekt en gegevens die afkomstig zijn uit openbare adressengidsen en adressenbestanden.
- Een ieder van zestien jaar of ouder die in de administratie van de kerk geregistreerd staat heeft het recht van inzage in de eigen vastgelegde persoonsgegevens. Op verzoek worden deze eigen gegevens op schrift gesteld en aan de betrokkene toegezonden. De betrokkene heeft het recht deze gegevens te laten corrigeren. Voor gemeenteleden beneden de zestienjarige leeftijd worden deze rechten uitgeoefend door hun wettelijk vertegenwoordiger.
- De kerk verstrekt persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit door de wet is vereist.
- Na te zijn uitgeschreven als lid worden persoonsgegevens definitief verwijderd uit de ledenadministratie, met inachtneming van de hierbij van toepassing zijnde wettelijke voorschriften.
- Notulen en verslagen van de kerkelijke organen worden in beginsel geanonimiseerd gearchiveerd.
- De kerk kan haar (e-mail)adressenbestand aanwenden om haar leden te informeren over haar activiteiten. Leden die dit niet wensen, kunnen hun bezwaren kenbaar maken. De kerk zal deze bezwaren vastleggen in haar administratie.
- Bij de afkondigingen in de kerkdienst en/of in de Kerkbode worden in beginsel geen adresgegevens van de betreffende leden vermeld.
- De kerk informeert haar leden over de wijze waarop zij met vertrouwelijke persoonsgegevens moeten omgegaan, maar kan niet verantwoordelijk worden gehouden wanneer handelingen van individuele kerkleden een inbreuk op de privacy veroorzaken.
- Alle ambtsdragers en andere functionarissen van de kerk worden geacht deze Beleidsvisie en onderliggende regelingen te kennen en waar van toepassing uit te voeren.
- Voor de uitvoering van deze Beleidsvisie zijn voor de verschillende werkvelden specifieke regelingen vastgesteld.
- Klachten over de uitvoering van deze regelingen kunnen schriftelijk of per e-mail worden ingediend bij de Kerkenraad. Deze onderzoekt de klacht, en informeert de klager binnen twee maanden na de datum van ontvangst van de klacht schriftelijk over de afwikkeling.
- Deze Beleidsvisie wordt geplaatst op de website en in de Gemeentegids.
Aldus vastgesteld door de Raad van de Gereformeerde Kerk Vrijgemaakt te Assen-Zuid in de vergadering van woensdag 12 januari 2022
Getekend:
Scriba 1 h.t.
Voorzitter Commissie Bestuur en Beleid (CBB)